RFI’s en RFP’s op dieet

Ik heb de afgelopen periode aan enkele RFI’s en RFP’s meegewerkt, zowel aan de vraagkant als aan de aanbiederskant. Deze instrumenten frustreren me. In plaats van de selectie van de best passende oplossing is het een beauty contest: de winnaar is degene met de meeste vinkjes achter zijn naam.

Beide partijen weten dit en de antwoorden worden vaak al niet meer serieus genomen. De oplossing van Alex van den Bergh die ik van harte ondersteun: zet de RFI en de RFP op dieet!.

Als vragende partij merk je dat het lastig is weerstand te bieden aan overvragen: wat kunnen we allemaal verzinnen aan functionaliteit die eventueel ooit gebruikt zou moeten kunnen worden? Het is de sport om zo volledig mogelijk te zijn.

Als aanbieder durf je geen nee te verkopen want dan lig je er bij voorbaat uit. Je gebruikt de RFI om eerst een voet tussen de deur te krijgen en pas als je uitgenodigd word, vertel je het echte verhaal.

De oplossing ligt denk ik aan bij de vraagkant. Doe je huiswerk goed. Wat heb je daadwerkelijk aan functionaliteit nodig? Besteed meer tijd aan een duidelijke vraagformulering en bepaal wat je daadwerkelijk aan functionaliteit nodig hebt.